Der Auftraggeber übergibt Procuratio zu Beginn der Vertragsleistung eine vollständige Liste aller Zahlungspflichtigen zum Aufbau eines Datenstammes. Ein Ausdruck dieser “Ersten Datenerhebung“ wird vom Verein genehmigt und abgezeichnet. Die Übernahme der Finanzbuchhaltung §1 durch Procuratio ist für die Erledigung des Beitragscontrollings und des Mahnwesens obligatorisch.

Der Verein unterrichtet Procuratio sofort über alle Belegungsveränderungen und übermittelt Procuratio schriftlich vollständige Daten der Neuzugänge und bei Kündigung das Datum des jeweiligen Betreuungsendes. Eine Belegungsliste mit allen Beitragszahlungen und Salden der einzelnen Eltern steht passwortgeschützt im Internet zur Verfügung.

Procuratio erledigt ggf. den Lastschrifteinzug und hilft beim Aufbau eines solchen Verfahrens.

Procuratio kontrolliert die Beitragseingänge der Zahlungsplichtigen und verschickt nach einer vereinbarten Frist eigenständig Erinnerungen und Mahnungen an die Eltern. Erst nach Rücksprache mit dem Verein leitet Procuratio -wenn nötig- ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Die anfallenden Kosten eines gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens trägt der Verein selbst.

Notwendige Klagen sind von dem Verein ggf. unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes selbst einzureichen, Procuratio händigt dazu alle Akten des Verfahrens bis zur Klageerhebung des Vereins aus. Alternativ kann vereinbart werden, dass Procuratio in Vertretung und unter Hinzuziehung seines eigenen Rechtsanwaltes die Klage bei Gericht einreicht und betreut.

Procuratio stellt auf Anfrage der Eltern Jahresbescheinigungen über die gezahlten Kostenbeteiligungs- oder Mitgliedsbeiträge aus und segenndet sie an die entsprechenden Eltern bzw. Mitglieder. Spendenbescheinigungen im Sinne des Einkommensteuergesetzes erteilt der Verein selbst.