Procuratio erledigt die Journal-, Bank- und Kassenbuchführung zeitnah anhand der vorliegenden Belege unter Einsatz der Procuratio-Software. Die Verbuchung erfolgt im System der "doppelten Buchführung" und orientiert sich an den vorgegebenen Belegkreisen Barkasse und Banken. 

Detaillierte Geschäftsdaten, wie Verbuchungsjournal, Bankberichte, Kassenbuch und eine Zusammenfassung der laufenden Buchungsvorfälle des gesamten Jahres, können ständig passwortgeschützt im Internet abgefagt werden.

Der Auftraggeber sorgt für eine lückenlose Überstellung aller Belege und Kontoauszüge zur Verbuchung. Wir empfehlen den Onlineabruf der Kontoauszüge durch Procuratio. Barkassenbelege werden uns mit "Lieferschein" (einfache Auflistung der Beträge) mindestens monatlich zugestellt. Alle Rechnungen die per Lastschrift oder Überweisung vom Bankkonto bezahlt wurden, sind der Lieferung eindeutig von den Barbelegen getrennt beizulegen.

Procuratio archiviert die in chronologischer Reihenfolge verbuchten und
abgehefteten Originalbelege für das laufende Jahr und für das Vorjahr. Die anderen Jahrgänge werden dem Auftraggeber zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung zurückgegeben.

Zu Beginn des Jahres erstellt Procuratio einen abschließenden Jahresbericht für das Vorjahr, der durch die Geschäftsführung gegenüber den Aufsichtsgremien bzw. der Mitgliederversammlung auf Wunsch erläutert werden kann. Dieser Bericht umfasst die aufaddierte Endsumme aller Sachkonten und die Anfangs- und Endstände der Belegkreise Konten und Kasse.

Procuratio gewährt Akteneinsicht bei Steuerprüfungen des Finanzamtes und bei Abgabenprüfungen der Sozialversicherungsträger in den Geschäftsräumen. Ein Vertreter von Procuratio ist bei diesen Terminen anwesend. Der Auftraggeber entsendet, falls notwendig, eine zeichungsberechtigte Person. Alle Akten bleiben selbstverständlich Eigentum des Auftraggebers.